KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASINA İLİŞKİN POLİTİKA

1.GİRİŞ 

1.1 Amaç 

 

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Kişisel Verileri Koruma Kurumunca (“Kurum”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. 

 

Kurum; Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. 

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Kurum tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir. 

 

1.2 Kapsam 

 

Kurum çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Kurumun sahip olduğu ya da Kurumca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır. 

 

1.3. Kısaltmalar ve Tanımlar

 

Alıcı Grubu		Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza		Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme		Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan		Kişisel Verileri Koruma Kurumu personeli.
EBYS		Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Elektronik Ortam		Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam		Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
Hizmet Sağlayıcı		Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
İlgili Kişi		Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı		Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
İmha		Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun		6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı		Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri		Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri İşleme Envanteri		Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel Verilerin İşlenmesi		Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul		Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri		Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha		Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

 

Politika		Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Veri İşleyen		Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi		Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu		Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi		Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
VERBİS		Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Yönetmelik		28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

 

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, şirket çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

 

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

 

UNVAN	BİRİM	GÖREV
ALDATMAZ MOTORLU ARAÇLAR SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ	Veri Sorumlusu	Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.
ALDATMAZ MOTORLU ARAÇLAR SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ	Veri Sorumlusu	Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.
ALDATMAZ MOTORLU ARAÇLAR SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ	Veri Sorumlusu	Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri	Diğer Birimler	Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

 

Tablo 1 : Saklama Ve İmha Süreçleri Görev Dağılım

 

3. KAYIT ORTAMLARI

 

Kişisel veriler, Kurum tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

 

 

Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar

 

Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e posta, Yazılımlar (ofis yazılımları, portal.)

veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) 

 

Bilgi güvenliği cihazları Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş(güvenlik duvarı, saldırı tespit ve defteri)

engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )

 

Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) Yazılı, basılı, görsel ortamlar 

 

 Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) Kağıt

 

Optik diskler (CD, DVD vb.)

 

Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

 

Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları 

 

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Şirket tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel veriler kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

 

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir. 

 

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

 

Buna göre, şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 

• Şirkette, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler; 

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 

• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 

• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 

• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 

• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu, 

• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 

• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu, 

• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 

• 4857 sayılı İş Kanunu, 

• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu, 

• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu 

• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, 

• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 

• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler  

 

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 

 

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar. 

1.  

• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası

• Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi

• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası

• Çalışanlara yönelik kurumsal iletişim ve/veya çalışanların katılım sağladığı kurumsal sosyal sorumluluk ve/veya sivil toplum kuruluşları faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası

• Çalışanların bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası

• Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi

• Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi

• Hukuk işlerinin takibi

• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması

• İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası

• İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• İş ortakları ve/veya tedarikçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası

• İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi

• İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası

• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası

• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası

• Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

• Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası

• Müşteri talep ve/veya şikayetlerinin takibi

• Personel temin süreçlerinin yürütülmesi

• Şirket çalışanları için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

• Şirket denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• Şirket dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• Şirket faaliyetlerinin şirket prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası

• Şirket içi oryantasyon aktivitelerinin planlanması ve icrası

• Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

• Şirket yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini

• Şirketin sunduğu ürün ve/veya hizmetlere bağlılık oluşturulması ve/veya arttırılması süreçlerinin   planlanması ve/veya icrası

• Şirketin üretim ve/veya operasyonel risk süreçlerinin planlanması ve/veya icrası

• Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi

• Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi

• Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası

• Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

• Ücret yönetimi

• Hizmet ve/veya operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası

• Hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve icrası

• Hizmetlerin pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası

• Hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve icrası

• Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması

• Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi

 

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler 

 

Kişisel veriler; 

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, 

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, 

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, 

• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun şirket tarafından kabul edilmesi, 

• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, 

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, 

 

durumlarında, şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. 

 

 

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için şirket tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. 

5.1 Teknik Tedbirler 

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır: 

1. Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. 

2. Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır. 

3. Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır. 

4. Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır. 

5. Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur. 

6. Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır. 

7. Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.  

8. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır. 

9. Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır. 

10. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.  

11. Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.  

12. Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.  

13. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

14. Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir. 

15. Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

16. Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır. 

17. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır. 

18. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

19. Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. 

20. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

21. Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır. 

22. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır. 

23. Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır. 

24. Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir. 

25. Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır. 

26. Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir. 

27. Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.  

28. Şifreleme yapılmaktadır. 

29. Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır. 

30. Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır. 

31. Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

 

5.2 İdari Tedbirler 

Kurum tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır: 

• Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 657 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir. 

• Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. 

• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır. 

• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. 

• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır. 

• Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır. 

• Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir. 

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. 

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi 

Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle silinir.

 

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

 

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler	Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

 

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler	Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler	Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. 

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 

Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak; 

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde; 

• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta; 

• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır. 

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde şirket tarafından güncellemeler yapılır. 

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Veri Güvenliği ve Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığı tarafından yerine getirilir. 

 

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
Sözleşmelerin hazırlanması	Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Şirket İletişim Faaliyetlerinin İcrası	Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi	Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Özel Nitelikli Kişisel Veriler (Irk etnik köken, dernek, vakıf, sendika, sağlık ve genetik)	Sözleşme sona erene kadar	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi	2 Yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi ve Toplantı	Etkinliğin sona ermesini	Saklama süresinin bitimini takip eden
Kamera Kayıtları	20 Gün	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

Şirket, periyodik imha süresini yılda bir kez olarak belirlemiştir. Buna göre, şirkette her yıl Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. 

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI 

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası şirkette dosyasında saklanır. 

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. 

11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları şirket tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.